mengelola sumber daya data Perpuskita MENGELOLA SUMBER DAYA DATA

 

MENGELOLA DATA DALAM LINGKUNGAN FILE TRADISIONAL

Sistem informasi menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. Akurat berarti bebas dari kesalahan, tepat waktu berarti tepat ketika informasi ini tersedia untuk pembuatan keputusan daat dibutuhkan, relevan berarti ketika informasi ini berguna dan sesuai untuk berbagai tipe pekerjaan dan keputusan yang memerlukannya. Istilah dan konsep Organisasi File.Sistem komputer mengelola data dalam bentuk hierarki yang diawali dengan bit, byte, kemudian menjadi field, record, file dan database. Bit: unit terkecil dari data yang dapat dikelola komputer. Byte: karekter tunggal yang dapat berbentuk huruf, angka, atau simbol lainnya. Field: pengelompokan karakter-karakter menjadi suatu kata, kelompok kata-kata, nomor yang lengkap. Record: misal seperti nama siswa, jurusan yang diambil, tanggal dan nilai/tingkatan. File: kempulan record dengan tipe yang sama.

Masalah-maslah dalam lingkungan File Tradisional

Setiap aplikasi memerlukan file sendiri dan program komputer sendiri untuk beroperasi. Proses ini terjadi ke berbagai file utama yang diciptakan, dipelihara, dan dioperasikan secara terpisah oleh divisi atau departemen dan berlangsung 5 sampai 10 tahun, organisasi ini akan dipenuhi dengan ratusan program dan aplikasi yang sangat sulit untuk dijaga dan dikelola. Masalah-masalah itu antara lain:

  • Redudensi Data dan Inkonsistensi

Adalah kehadiran duplikasi data (pengulangan data) dalam berbagai file data. Jadi beberapa data yang sama disimpan dilebih dari satu tempat atau lokasi. Hal ini berakibat perusahaan sulit menciptakan menajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai penawaran, atau sistem perusahaan yang mengintegrasikan data dari sumber daya yang ada.

  • Ketergantungan Program Data

Ketergantungan program data berarti pasangan data yang disimpan dalam file dengan program soecifikasi yang dibutuhkan untuk meng-update dan memelihara, jika merubah programnya membutuhkan prubahan data.

  • Kurang fleksibel

Sistem file tradisional tidak dapat memberikan laporan atau respon ad hoc untuk kebutuhan informasi yang tidak terantisipasi secara tepat waktu.

  • Kurang pengamanan

Hanya ada sedikit pengendalian, akses ke da distribusi dari informasi dapat lepas dari pengendalian manajemen tidak mengetahui siapa yang akses dan mengubah data organisasi.

 

  • Kurang pembagian dan ketersediaan data

Kurangnya pengendalian akses ke data menyulitkan orang-orang untuk mendapatkan informasi.

Pendekatan Database untuk mengelola data.

Database adalah kumpulan dari data yang dikelola untuk melayani aplikasi-aplikasi secara lebih efisien dengan cara memusatkan data dan mengendalikan pengulangan data.

Sistem Manajemen Database.

adalah sofware yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelolanya secara efisien, dan menyediakan akses ke data yang disimpan dengan program-program aplikasi. Logical view menunjukan data yang dapat dimengerti oleh pengguna atau spesial bisnis. Physical View menunjukan bagaimana data sebenarnya dikelola dan disusun pada media penyimpanan fisik. Skema Konseptual yaitu deskripsi logika dalam keseluruhan database menunjukan keseluruhan elemen-elemen data dan hubungan. Skema Fisikal atau Skema Internal yaitu spesifikasi dari bagaimana data pada skema konseptual disimpan dimedia fisik. Subskema yaitu seperangkat spesifik data dari database, atau view, yang dibutuhkan oleh setiap pengguna atau program aplikasi.

Komponen sistem manajemen database:

1.      Bahasa definisi data.

2.      Bahasa manipulasi data.

3.      Kamus data.

Bahasa definisi data yaitu bahasa formal programer yang digunakan untuk merinci struktur dari isi  database. Bahasa manipulasi data yaitu bahasa khusus dalam DBMS yang digunakan dalam menghubungkan beberapa bahasa pemrograman konvensional generasi ke-3 atau ke-4 untuk memakai data dalam database. Bahasa manipulasi yang paling utama saat ini structured Query Language(SQL). Kamus data adalah file otomatis atau manual yang menyimpan arti dari elemen-elemen data dan karekteristik data. Data dalam database dijelaskan hanya satu kali dan digunakan dalam seluruh aplikasi yang berbeda dalam database, karena itu akan menghilangkan redundansi data dan ketidak konsistenan.

DBMS tidak dapat mengeliminasi pengulangan data dalam keseluruhan organisasi, tapi dapat membantu mengendalikan adanya pengulangan. Akses dan ketersediaan informasi dapat ditingkatkan dan biaya pengembangan dan pemeliharaan data dapat dikurangi karena penggunaan dan programer dapat menunjukan pertanyaan ad hoc dari data dalam database. DBSM memudahkan mengelola data secara terintegrasi, memudahkannya dan mengamankannya.

DBSM menggunakan model database yang berbeda untuk menjaga jalur kesatuan, artribut, dan hubungan.

DBMS yang paling populer adalah relational DBSM. Hubungan model data hadirkan seluruh data dalam database sebagai tabel 2 dimensi yang sederhana yang disebut relasi. Istilah yang tepat untuk sebuah baris dalam suatu hubungan adalah tuple. Kekuatan model relasional adalah dapat menghubungkan data di file atau tabel manapun ke data ditabel atau file lainnya.

Hierarki DBMS digunakan untuk model hubungan one-to-many menampilkan data dalam struktur seperti pohon. Dengan kata lain orang tua dapat punya banyak anak, anak juga dapat mempunyai lebih dari satu orang tua.

Database Berorientasi Objek

Sistem manajemen database berorientasi objek (OODBMS) menjadi populer  karena dapat digunakan untuk mengatur berbagai macam komponen multimedia yang digunakan di aplikasi Web (jaringan), yang memadukan bagian informasi dari banyak sumber daya. OODBMS juga berguna untuk menyimpan tipe data seperti data recursive.

Menciptakan Lingkungan Database.

Untuk menciptakan lingkungan Database, kita harus mengerti hubungan diantara data, tipe data yang akan dipelihara dalam database, bagaimana data akan digunakan, dan bagaimana organisasi membutuhkan perubahan untuk mengatur data dari perspektif perusahaan.

Mesin Database

Untuk menciptakan suatu database, harus melewati dua latihan desain: desain konseptual dan desain fisik. Desai konseptual, atau desai logikal, dari database adalah suatu model abstrak dari database untuk persektif sebuah bisnis, sedangkan desain fisik menunjukan bagaimana database diatur/disusun dalam alat penyimpanan dengan akses langsung. Desain konseptual database menjelaskan bagaimana elemen data dalam database dikelompokan. Proses untuk membuat struktur data menjadi kecil, stabil, fleksibel, dan adaptif dari kelompok data yang komplek disebut normalisasi (normalized).

 

Mendistribusikan Database

Ada dua metode utama:

a.       Partitioned database, bagaimana database disimpan dan dipelihara secara fisik dalam satu lokasi dan bagian lain disimpan dan dipelihara dilokasi yang lain, sehingga tiap prosesor pengendali mempunyai data penting untuk melayani area lokalnya.

b.      Mereplikasi (duplikasi secara keseluruhan) database pusat pada semua lokasi penggerak.

Memastikan Kualitas Data

Beberapa masalah kualitas data disebabkan oleh redudansi dann ketidakkonsistenan data yang dihasilkan oleh lingkungan file tradisional. Masalah kualitas data seperti kesalahan dalam penulisan nama, angka yang tertukar, atau kode yang salah atau hilang. Analisis kualitas data dimulai dengan audit kualitas data, yaitu suatu penyelidikan terstruktur mengenai ketetapan dan level kelengkapan data dalam sistem informasi. Data cleasing dan data scrubbing terdiri dari aktivitas untuk mendikteksi dan mengkoreksi data dalam database atau file yang salah, tidak lengkap belum diformat atau pengulangan data.

Trend Database

Analisis Data Multidimensional

Analisis data multidimensional memudahkan pengguna untuk menampilkan data yang sama melalui cara yang berbeda dengan menggunakan banyak dimensi. Istilah lain adalah online analytical processing (OLAP).

Gudang Data (Data Warehouse) dan Penggalian Data (Data Mining)

Gudang data adalah suatu database yang menyimpan data penting saat ini dan datan historis untuk manajer dalam keseluruhan perusahaan. Perusahaan dapat membangun gudang data perusahaan dimana gudang data pusat melayani keseluruhan organisasi, atau dapat menciptakan gudang yang lebih kecil dan terdesentralisasi yang disebut dengan data mart (pasar data). Data mart adalah suatu subset gudang data yang meringkas atau memfokuskan penempatan data dalam database yang terpisah untuk para pengguna khusus.

Penggalian data menggunakan berbagai macam teknik untuk mencari pola-pola dan hubungan-hubungan tersembunyi dalam kolom data yang luas dan menarik peraturan darinya yang dapat digunakan untuk memprediksi perilaku masa depan dan memandu pengambilan keputusan.

 

Keuntungan dari Gudang Data

Gudang data mempermudah para pembuat keputusan untuk mendapat informasi. Bahkan mencangkup kemampuan untuk menyusun dan menyusun ulang data.

Database dan Web (Jaringan)

Tekhnologi database berperan penting dalam membuat sumber-sumber informasi perusahaan tersedia dalam World Wide Web.

 

Web (Jaringan) dan Database Hipermedia

Situs web menyimpan informasi sebagai halaman-halaman yang saling berhubungan yang memuat tulisan, suara, gambar, dan grafik dengan menggunakan database hypermedia.

Menghubungkan Database Internal ke web (Jaringan)

Mangakses database perusahaan melalui jaringan (Web) dapat menciptakan efisiensi dan kesempatan-kesempatan baru, dan dalam beberapa kasus bahkan mengubah cara bisnis yang dijalankan.

Kesempatan, Tantangan dan Solusi Manajemen.

Tantangan Manajemen

Perusahaan sulit untuk mengelola data secara efektif. Lingkungan database yang benar memerlukan perusahaan untuk mengubah cara menjelaskan dan menggunakan data membutuhkan investasi yang besar.

Rintangan Organisasional dalam lingkungan database

Bila diimplementasikan, perlu adanya perubahan organisasional yang luas dalam peran informasi, olokasi kekuatan tingkat senior, informasi kepemilikan dan pembagian, dan pola perjanjian organisasional.

Pertimbangan Biaya/Manfaat

Mendesain database perlu biaya yang banyak. Manfaat harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Panduan Solusi

Elemen-elemen kritis dalam menciptakan lingkungan database:

1. Administrasi Data

Organisasi harus mengembangkan suatu fungsi administrasi data dengan suatu energi untuk menjelaskan kebutuhan informasi bagi keseluruhan perusahaan dan dengan akses langsung ke manajer senior. Prinsip dasar administrasi data adalah semua data merupakan milik perusahaan secara keseluruhan.

2. Metodologi Perencanaan Data dan Pembentukan

Analisis perusahaan dibutuhkan untuk mengembangkan database. Dengan tujuan untuk mengidentifikasi entitas-entitas, artribut-artribut, dan hubungan kunci yang menyusun data organisasi.

3. Teknologi Database, Manajemen, dan Pengguna

Perusahaan mengembangkan desain database dan grup manajemen dengan devisi sistem informasi perusahaan yang bertanggung jawab dalam menjelaskan dan mengorganisasi struktur dan isi dari database dan memelihara database. Database melayani komunitas pengguna yang lebih luas dari pada sistem tradisional.